Beberapa Cara Yang Dapat Membuat Rapat Menjadi Lebih Berkualitas Dan Efektif

Beberapa Cara Yang Dapat Membuat Rapat Menjadi Lebih Berkualitas Dan Efektif

Informasi Terkini – Steven G. Rogelberg dalam bukunya "The Surprising Science of Meetings” menuliskan bagaimana cara menjadikan sebuah rapat benar-benar berguna. Rapat memakan banyak waktu dan biaya untuk menyewa lokasi yang mahal maupun biaya konsumsi. Padahal tidak semua pembahasan harus dilakukan dengan rapat. Ketika terpaksa harus melakukan meeting, berikut hal yang perlu diperhatikan baik sebagai pemimpin, pengelola maupun peserta agar rapat yang dilakukan benar-benar berkualitas.

1. Pastikan hal yang akan dibahas perlu didiskusikan dalam rapat

Tidak semua urusan pekerjaan harus dibicarakan dan dibahas melalui rapat. Selain itu, peserta rapat juga pasti tidak suka kalau harus terus mengukuti rapat dengan pembahasan yang membosankan atau bahkan tidak penting. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Bain & Company pada beberapa perusahaan, menemukan fakta bahwa perusahan-perusahaan tersebut hampir menghabiskan 15 juta dolar per tahun hanya untuk rapat. Rogelberg dalam bukunya menyarankan, bila hanya membutuhkan jawaban atas beberapa pertanyaan, sebaiknya hal tersebut bisa dilakukan lewat media komunikasi digital. Rapat diadakan lebih pada jika Anda membutuhkan diskusi atau melihat respon dari peserta tentang suatu masalah.

2. Jangan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk rapat

Durasi rapat yang terlalu panjang justru akan mengurangi efektivitas dari rapat itu sendiri. Sementara rapat dengan waktu yang cepat dan membahas hal yang penting akan lebih berguna. Bekerja dengan lebih cepat akan membuat karyawan lebih produktif. Terkadang rapat yang terlalu bertele-tele akan menciptakan budaya atau kebiasaan yang tidak baik bagi para pesertanya. Dari sisi teori psikologi yang disebut dengan "The Yerkes-Dodson law,” orang yang bekerja di bawah tekanan akan dapat bekerja dengan lebih produktif. Karenanya, bila Anda menjadi pengelola rapat, usahakan agar semua berjalan dengan efektif dan tidak bertele-tele supaya waktu tidak terlalu banyak habis untuk meeting yang tidak berguna.

3. Utamakan rapat dalam kelompok kecil

Tidak semua pemimpin rapat punya kemampuan untuk mengakomodasi pola pikir banyak orang. Jumlah peserta rapat sebaiknya dibatasi berdasarkan apa yang akan dibahas. Tidak perlu melibatkan banyak orang, karena terkadang tujuan suatu rapat hanya terbatas pada pihak-pihak tertentu saja. Rogelberg dalam bukunya menyarankan, meeting akan lebih efektif bila diikuti tidak lebih dari 10 orang. CEO perusahaan Amazon bahkan memiliki prinsip yang disebut dengan "Two-Pizza Rules” yang akan membatasi jumlah peserta rapat selalu di bawah jumlah slice pada 2 pizza. Semakin banyak orang maka rapat menjadi tidak berkualitas karena menjenuhkan pihak yang tidak banyak terlibat. Selain itu, terlalu banyak perspektif juga akan membuat pemimpin rapat kebingungan.

4. Minta peserta rapat untuk melakukan brainstorming terlebih dahulu

Brainstorming adalah hal yang lumrah untuk mencari solusi masalah. Meminta peserta rapat untuk melakukan brainstorming secara verbal dan langsung saat rapat akan membuat hasilnya tidak maksimal. Hal ini tentu menimbulkan kericuhan, karena akan banyak pemikiran yang tidak terfokus muncul. Untuk itu, sebaiknya beri waktu untuk peserta meeting berpikir sendiri terlebih dahulu, lalu menuliskan solusi serta pendapat mereka. Setelah itu, baru kemudian satu persatu mereka Anda minta untuk menyampaikan pemikirannya. Sebuah penelitian membuktikan bahwa cara yang disebut dengan virtual-brainstorming ini adalah cara yang akan lebih efektif dalam mencari solusi dalam rapat dibanding model brainstorming secara verbal.

5. Tahu kapan rapat harus selesai

Rapat tidak harus berakhir dengan kesimpulan penyelesaian. Jika bertemu jalan buntu dan peserta rapat dirasa sudah tidak mampu memberi solusi, tidak ada salahnya memutuskan untuk menghentikan rapat. Hal ini justru lebih baik dibanding dengan memaksakan rapat berlanjut namun tidak menghasilkan kesimpulan yang positif. Rogelberg dalam bukunya mengatakan bahwa tidak masalah mengakhiri sebuah rapat bila sudah menemui jalan buntu dan tidak mendapatkan solusi, karena dengan begitu rapat selanjutnya akan berjalan lebih baik dan bisa menghasilkan solusi.